INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART 13 DEL REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (RGPD), Regolamento UE n. 2016/679

 

Il presente documento (“Informativa”) intende fornirle indicazioni in merito al trattamento dei dati personali del fornitore persona fisica o delle persone fisiche che operano per suo nome e/o per suo conto (sempre, generalmente indicato e inteso come il dato personale dell’Interessato/Fornitore) da parte del Titolare del Trattamento come sotto precisato, ai sensi dell’art 13 RGPD e successive norme nazionali di adeguamento (e congiuntamente al RGPD, la “Normativa Applicabile”).

 

1. Identità e dati di contatto del Titolare del Trattamento.

Il Titolare del Trattamento dei dati raccolti è il Toccafondi Multimedia S.r.l. P.IVA 05339250481 avente sede legale in via F.Berni, 11 50053 Empoli (FI) e sede operativa in Via Ponchielli, 15 50050 Limite sull’Arno (FI) Italia, tel. 0571 577 997, e-mail info@toccafondimultimedia.com .

 

2. Categorie di dati personali trattati.

Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente Informativa, potranno essere trattate informazioni, dati personali, nei quali rientrano le Sue generalità, i Suoi recapiti, numero di telefono, indirizzo e-mail, dati di fatturazione (quali, per esempio, a titolo esemplificati, numero di cellulare, indirizzo di residenza o del domicilio, indirizzo e-mail). Il Titolare non effettua il trattamento di dati personali c.d. particolari (o sensibili).

3. Finalità e base giuridica del trattamento.

I dati personali raccolti verranno trattati per le finalità e in forza delle basi giuridiche di seguito riportate:

 

A) qualora lei abbia richiesto un servizio contrattuale al Titolare i suoi dati saranno trattati per la gestione del Suo rapporto contrattuale relativo al servizio offerto da Toccafondi Multimedia S.r.l., ovvero per dare esecuzione a misure precontrattuali (quali, per esempio, la richiesta di informazioni o quella di preventivo). In questo caso, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia il mancato conferimento di essi non Le permetterà di instaurare il predetto rapporto e soddisfare la Sua richiesta.

Base giuridica del trattamento: il trattamento è necessario in relazione all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte.

 

A1) per l’invio di e-mail relative agli aggiornamenti dei programmi da Lei acquistati da Toccafondi Multimedia S.r.l.. Gli aggiornamenti dei programmi sono anche scaricabili direttamente dal programma e on line. Per questa finalità Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia il mancato conferimento di essi non Le permetterà di ricevere via e-mail la segnalazione della disponibilità degli aggiornamenti introdotti per la funzionalità del programma, ferma la possibilità di scaricarli autonomamente dal sito web.

Base giuridica del trattamento: il trattamento è necessario in relazione all’esecuzione di un servizio previsto dal contratto di cui Lei è parte. La base giuridica è inoltre individuata nel Suo consenso.

A2) per finalità amministrative e per l’adempimento di obblighi di legge quali ad esempio quelli di natura contabile, fiscale, o per dar corso a richieste dell’autorità giudiziaria. In questo caso, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia il mancato conferimento di essi non Le permetterà di instaurare il predetto rapporto e soddisfare la Sua richiesta.

Base giuridica del trattamento: adempimento degli obblighi di legge.

B) previo Suo specifico consenso, per il compimento (e successivo utilizzo) di sondaggi e/o ricerche di mercato effettuate nell’interesse del Titolare del Trattamento e per contattarla, ai recapiti forniti, al fine di verificare la qualità del servizio reso nei Suoi confronti ed il Suo grado di soddisfazione anche mediante un’indagine. Il conferimento dei suoi dati per questa finalità è facoltativo e non le impedirà di usufruire del servizio di cui al punto A) e A1), nonché di quelli ulteriori da Lei eventualmente prescelti. Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

 

C) previo Suo specifico consenso per finalità di marketing, e dunque per inviarLe reminders e comunicazioni promozionali relative al Titolare del Trattamento, comunicazioni relative ad eventi organizzati dal Titolare. Il conferimento dei suoi dati per questa finalità è facoltativo e non le impedirà di usufruire del servizio di cui al punto A), A1) e ove prescelto del servizio di cui al punto B) e/o D). Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

 

D) Previo Suo specifico consenso i suoi dati personali saranno utilizzati al fine di inviarle la newsletter di Toccafondi Multimedia srl. Il conferimento dei suoi dati per questa finalità è facoltativo e non le impedirà di usufruire del servizio di cui al punto A) A1) e ove prescelto del servizio di cui al punto B) e/o C). Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

 

4. Trattamento automatizzato e/o profilazione.

La informiamo che, in generale, nell’effettuare le comunicazioni per finalità di marketing e l’invio dei sondaggi, della newsletter al cliente, tramite e-mail, per le finalità di cui al punto 3 alle lettere B) C) e D), il Titolare pone in essere un trattamento anche automatizzato, di profilazione, basato su indici e parametri prestabiliti, in quanto, per inviare le proprie comunicazioni e selezionare gli indirizzi dalla propria mailing list (basata, in ogni caso, su indirizzi e-mail che il cliente ha acconsentito di fare trattare dal Titolare, ai sensi di quanto previsto dal RGPD), il Titolare si avvale della piattaforma e degli strumenti informatici di Mailchimp. In particolare, MailChimp fornisce informazioni su chi apre le e-mail e clicca sui link contenuti nella e-mail ricevuta, al fine di segnalare chi non apre per un certo periodo di tempo le comunicazioni pervenute e conseguentemente espungere tali soggetti dalla mailing list, onde evitare l’inoltro di e-mail, di fatto, non desiderate, nonostante l’acquisizione del consenso da parte del Titolare. L’attività di profilazione (previo consenso dell’interessato) è limitata ai dati da Lei forniti (senza arricchimento di dati).

Lei ha diritto di non prestare il consenso al trattamento mediante profilazione e comunque, in ogni momento può opporsi ad esso, come indicato nell’art. 9 (“Diritti dell’interessato”) della presente informativa.

Base giuridica: il Suo consenso.

 

5. Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei Dati Personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici (quali, per esempio, banche dati) o telematici, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e verrà eseguito da personale debitamente istruito al rispetto della Normativa Applicabile.

Gli aggiornamenti relativi ai programmi acquistati (finalità indicate sopra al par. 3, punto A1) saranno inviati via e-mail attraverso la piattaforma Mailchimp, con l’intervento di un nostro incaricato e senza che, per questa specifica finalità, venga utilizzata attività di profilazione, in quanto facciamo uso di Mailchimp solo per inoltrare le e-mail. In ogni caso lei può opporsi al trattamento (invio di aggiornamenti via e-mail tale piattaforma Mailchimp) ma in questo caso non potremo offrirle il servizio richiesto.

 

Per le finalità indicate sopra al par. 3, punti B), C) e D), l’invio della e-mail sarà effettuata attraverso la piattaforma Mailchimp, che potrà fare luogo ad azioni di profilazione come indicato sopra al par. 4 che precede.

La piattaforma e gli strumenti informatici offerti dal servizio “MailChimp”, sono della società americana The Rocket Science Group. Le specifiche relative a tale servizio di cui il Titolare si avvale sono disponibili ai seguenti link:

http://mailchimp.com/legal/terms/ e http://mailchimp.com/legal/privacy/.

Oltre ai casi in cui si renda necessario contattarla per esigenze connesse alla gestione della Sua posizione contrattuale, al di fuori pertanto dalle ipotesi di cui al precedente par.3, punto A) e A1), ove Lei acconsenta al trattamento dei Suoi dati per le finalità di cui al precedente par. 3, anche per le finalità di cui al punto 3 B), 3C), 3D), Lei potrà essere contattato via e-mail, sms, o attraverso ogni strumento elettronico equivalente oppure a mezzo posta cartacea o chiamata tramite operatore a tutti i recapiti forniti, nelle modalità specificate sotto, per ogni singola Sua dichiarazione di consenso. Ove prediliga essere contattato solo ad uno o alcuni di tali recapiti, ne potrà fare espressa richiesta contattando il titolare del trattamento ai recapiti indicati al punto 1) della presente informativa.

In ogni caso, per le ipotesi di trattamento dei dati a cui Lei abbia acconsentito, Le ricordiamo che potrà in qualsiasi momento revocare il Suo consenso.

 

6. Accesso ai dati. Destinatari del trattamento.

 

I Suoi dati potranno essere comunicati per il trattamento dei dati secondo le finalità indicate nella presente informativa:

– a dipendenti e collaboratori del nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;

– a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento. I responsabili del trattamento sono nominati espressamente da parte del titolare sulla base di accordo scritto ai sensi dell’art 28 e 29 RGPD. L’elenco dei responsabili aggiornato è a disposizione presso la sede legale del titolare del trattamento. In qualunque momento può richiedere l’elenco aggiornato contattando il titolare del trattamento agli indirizzi ed ai contatti indicati nel presente atto.

– alla società americana The Rocket Science Group, che gestisce il servizio Mailchimp per la gestione dell’inoltro delle comunicazioni e-mail, con la quale abbiamo sottoscritto accordo nel rispetto di quanto previsto dalla normativa e dall’art 28 RGPD.

– le informazioni potranno, inoltre, essere comunicate ogni qualvolta la comunicazione possa essere necessaria per adempiere a richieste dell’Autorità Giudiziaria o di Pubblica Sicurezza. I dati raccolti non verranno in nessun caso diffusi

 

7. Trasferimento dati

I dati personali necessari all’esecuzione del rapporto contrattuale e di misure precontrattuali sono conservati su server ubicati in Italia, e comunque all’interno dell’Unione Europea.

Per quanto attiene, alla gestione e all’invio di comunicazioni contrattuali, commerciali e promozionali tramite posta elettronica, il Titolare effettua l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali avvalendosi della piattaforma e degli strumenti informatici offerti dal servizio “MailChimp”, società americana The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, con la conseguenza i dati dell’interessato che si iscrive al servizio di newsletter saranno trasferiti fuori dall’UE. Al riguardo si informa l’interessato che, al fine di legittimare e garantire il trasferimento dei dati extra UE, sono state sottoscritte clausole contrattuali standard con la società fornitrice del servizio, che partecipa al Privacy Shield, come riportato nel sito ufficiale https://www.privacyshield.gov; conseguentemente il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, nel rispetto di quanto previsto dall’art 45 e dall’art 46, RGPD.

Ove si rendesse necessario, il Titolare avrà comunque facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, nel rispetto di quanto previsto dall’art 45 e 46, RGPD.

 

8. Periodo di conservazione dei dati (criteri di determinazione)

Di seguito riportiamo le indicazioni dei tempi di conservazione (ovvero dei criteri di determinazione) dei Dati personali:

 

Finalità Tempi di conservazione

Con riferimento alle finalità di trattamento riportate al precedente par. 3, riportiamo di seguito i relativi periodi di conservazione dei dati

A) (gestione contratto) Per tutta la durata del rapporto e successivamente per 10 anni (prescrizione ordinaria).

A1) (gestione contratto) Per tutta la durata del rapporto e successivamente per 10 anni (prescrizione ordinaria).

A2) (obblighi di legge contabili e amministrativi) Per tutta la durata del rapporto e successivamente per il tempo previsto dalle rispettive normative.

B) (sondaggi e/o ricerche di mercato) fino a 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di modificare e/o revocare la propria volontà in qualsiasi momento.

C) (finalità di marketing). 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di modificare e/o revocare la propria volontà in qualsiasi momento.

D) (invio di newsletter): 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di modificare e/o revocare la propria volontà in qualsiasi momento.

 

Con riguardo alle attività di profilazione, anche in parte con trattamenti automatizzati, come indicato al precedente par. 4) ( trattamento automatizzato, profilazione) 8 anni dalla raccolta, ferma la possibilità per l’interessato di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento

 

9. Diritti dell’interessato.

In ogni momento, Lei potrà esercitare i diritti riconosciuti secondo quanto previsto e disposto dalla Normativa Applicabile. La informiamo che lei ha il diritto di:

a) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;

b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;

c) ottenere la rettifica dei dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;

d) ottenere la cancellazione (diritto all’oblio) dei dati senza ingiustificato ritardo se non più necessari, incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge;

e) ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa, tenuto conto delle finalità del trattamento;

f) ottenere la limitazione del trattamento o opporsi al trattamento;

g) ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;

h) revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;

i) qualora il trattamento sia basato sul consenso, ha diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

j) conoscere se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, e se l’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali nonché le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati;

k) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione e, in tali casi, ha diritto a ricevere informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato

l) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;

m) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

n) proporre reclamo a un’autorità di controllo.

o) essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 relative al trasferimento qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale,.

La informiamo inoltre che i predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta scritta rivolta senza formalità al Titolare ai contatti indicati al punto 1.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della Sua richiesta, La informerà e La metterà al corrente dei motivi della proroga.

 

10. Aggiornamento.

Toccafondi Multimedia S.r.l. provvede ad aggiornare periodicamente la presente informativa, dunque la invitiamo a verificare sul nostro sito eventuali aggiornamenti.

 

Ultima versione: giugno 2018